چرا مدیریت فاکتور و سفارشهای سالن و بیرونبر اهمیت دارد؟
در یک کافه یا رستوران، فروش فقط به مشتریانی که داخل سالن حضور دارند محدود نمیشود. بخشی از فروش ممکن است مربوط به مشتریان داخل سالن و بخش دیگری مربوط به سفارشهای بیرونبر باشد. وقتی این اطلاعات به شکل پراکنده ثبت شوند، پیگیری وضعیت هر فروش و بررسی عملکرد مجموعه دشوارتر خواهد شد.
مسئله زمانی جدیتر میشود که تعداد فروشها افزایش پیدا کند و چند نفر از کارکنان بهصورت همزمان در فرایند ثبت، آمادهسازی و تحویل محصولات نقش داشته باشند. در چنین شرایطی، مدیریت فاکتور رستوران و کافه باید به شکلی انجام شود که اطلاعات فروش منظم، قابل پیگیری و در دسترس افراد مسئول باشد.
هدف از مدیریت منظم فاکتورها و فروش، فقط ثبت یک تراکنش نیست؛ اطلاعات باید به شکلی سازمانیافته در اختیار مجموعه قرار بگیرد تا پیگیری فروش و آمادهسازی سادهتر شود.
وقتی فروش سالن و بیرونبر جدا از هم مدیریت شوند چه اتفاقی میافتد؟
تصور کنید در یک رستوران بخشی از فروش از طریق سالن و بخش دیگری به شکل بیرونبر انجام میشود. اگر هرکدام از این فروشها با روش متفاوتی ثبت شوند، کارکنان برای پیدا کردن وضعیت هر مورد مجبور به بررسی چند منبع مختلف خواهند بود.
این پراکندگی میتواند باعث شود پیگیری وضعیت فاکتورها، تشخیص موارد آمادهشده و بررسی فروش زمان بیشتری ببرد. بنابراین یکی از نیازهای مهم در مدیریت فروش رستوران، داشتن یک فرایند مشخص برای ثبت و پیگیری فروشهای مختلف است.
یکپارچگی اطلاعات فروش
وقتی فروشهای سالن و بیرونبر در یک محیط مدیریتی قابل مشاهده باشند، مدیر مجموعه میتواند وضعیت فروش را در یک نقطه بررسی کند و کارکنان نیز اطلاعات موردنیاز خود را راحتتر پیدا کنند. این موضوع بهخصوص در ساعات شلوغی که تعداد تراکنشها افزایش پیدا میکند، اهمیت بیشتری دارد.
مدیریت سفارشهای داخل سالن چگونه انجام میشود؟
در فروش داخل سالن، اطلاعات هر خرید باید بهگونهای ثبت شود که مشخص باشد مربوط به کدام فرایند فروش است و چه محصولاتی باید آماده شوند. اگر این اطلاعات مستقیماً وارد یک پنل مدیریتی شود، کارکنان میتوانند بدون جابهجایی اطلاعات بین چند سیستم، وضعیت موارد ثبتشده را بررسی کنند.
مدیریت سفارشهای حضوری در اینجا به معنای منظم کردن اطلاعات فروش مشتریانی است که در محل کسبوکار حضور دارند؛ یعنی فروش حضوری میتواند به جای وابستگی به ثبت دستی و انتقال اطلاعات، در یک فرایند دیجیتال مدیریت شود.
در چنین ساختاری، اطلاعات فروش پس از ثبت در اختیار بخش مربوط قرار میگیرد و کارکنان میتوانند روی آمادهسازی و تحویل محصول تمرکز کنند.
مدیریت سفارشهای بیرونبر چه تفاوتی دارد؟
منظور از فروش بیرونبر در اینجا، مشتریای است که خودش به کافه یا رستوران مراجعه میکند و محصول را حضوراً تحویل میگیرد؛ نه سفارشی که باید به آدرس مشتری ارسال شود.
فروش بیرونبر نیز به همان اندازه نیازمند نظم در ثبت و پیگیری است. در این نوع فروش، مهم است که مشخص باشد هر فاکتور مربوط به کدام مشتری و چه محصولاتی است و وضعیت آمادهسازی آن در چه مرحلهای قرار دارد.
به همین دلیل، مدیریت سفارشات رستوران نباید فقط به فروش داخل سالن محدود شود. اگر فروش بیرونبر نیز در همان محیط مدیریتی ثبت و قابل پیگیری باشد، کارکنان میتوانند اطلاعات مربوط به هر دو نوع فروش را در یک ساختار منظم بررسی کنند.
همین موضوع برای کافهها نیز اهمیت دارد؛ بهخصوص زمانی که فروش داخل کافه و فروش بیرونبر همزمان جریان داشته باشد و کارکنان نیاز داشته باشند وضعیت هر مورد را سریع تشخیص دهند.
چطور فرایند مدیریت فاکتورها را منظم کنیم؟
برای ایجاد یک فرایند منظم، ابتدا باید مشخص شود اطلاعات فروش از کجا وارد سیستم میشوند و پس از ثبت، چه افرادی به آنها دسترسی دارند. بعد از آن میتوان مسیر آمادهسازی و تحویل را نیز بر اساس همین اطلاعات مدیریت کرد.
ثبت اطلاعات در یک محیط مشخص
وقتی اطلاعات فروش در یک پنل مشخص جمعآوری شود، کارکنان مجبور نیستند برای پیدا کردن یک فاکتور یا وضعیت فروش، چند دفتر، پیام یا سیستم مختلف را بررسی کنند.
تفکیک فروش سالن و بیرونبر
مشخص بودن نوع فروش باعث میشود کارکنان بدانند هر مورد باید چگونه پیگیری شود. بنابراین سیستم مدیریت باید بتواند فروشهای داخل سالن و بیرونبر را به شکل قابل تشخیص در اختیار مجموعه قرار دهد.
دسترسی همزمان افراد مسئول
در مجموعههای شلوغ ممکن است یک نفر مسئول مدیریت اطلاعات فروش باشد و فرد دیگری آمادهسازی محصولات را انجام دهد. اگر سیستم امکان دسترسی همزمان کاربران را داشته باشد، تقسیم وظایف بدون نیاز به انتقال مداوم اطلاعات بین افراد انجام میشود.
به این ترتیب، نرمافزار مدیریت چند کاربره رستوران میتواند برای مجموعههایی که چند نفر بهصورت همزمان با اطلاعات فروش کار میکنند، کاربرد عملی داشته باشد.
پنل مدیریت چه نقشی در کنترل فروش دارد؟
یک پنل مدیریتی مناسب باید اطلاعات فروش را از مرحله ثبت تا پیگیری در اختیار مجموعه قرار دهد. این موضوع به مدیر کمک میکند فقط با یک عدد نهایی مواجه نباشد و بتواند وضعیت فروشهای ثبتشده را نیز بررسی کند.
علاوه بر فاکتورها، دسترسی به گزارشهای فروش میتواند دید بهتری نسبت به عملکرد مجموعه ایجاد کند. مدیر میتواند میزان فروش و درآمد را بررسی کند و در صورت نیاز، وضعیت فعالیت مجموعه را بر اساس اطلاعات ثبتشده ارزیابی کند.
بنابراین یک پنل مدیریت سفارشات زمانی کاربردیتر است که صرفاً محل نمایش اطلاعات نباشد و بتواند ارتباط میان فروش، فاکتور و عملکرد مجموعه را نیز مدیریت کند.
استار رایز چگونه مدیریت فروش سالن و بیرونبر را انجام میدهد؟
در استار رایز، پنل مدیریتی مستقیماً به وبسایت و درگاه پرداخت مجموعه متصل است و فاکتورهای داخل سالن و بیرونبر در یک فهرست منظم و قابل پیگیری قرار میگیرند.
نکتهای که به کار عملیاتی سالن و بیرونبر مربوط میشود این است که چند نفر از پرسنل میتوانند همزمان در پنل فعالیت کنند؛ برای مثال یک نفر وضعیت فروشها را پیگیری کند و فرد دیگری آمادهسازی و تحویل را انجام دهد، بدون اینکه لازم باشد اطلاعات بین آنها بهصورت دستی منتقل شود.
جمعبندی
مدیریت فاکتور و فروشهای داخل سالن و بیرونبر زمانی سادهتر میشود که اطلاعات در یک محیط مشخص ثبت و قابل پیگیری باشند. تفکیک نوع فروش، دسترسی همزمان کارکنان و امکان بررسی وضعیت فاکتورها میتواند از پراکندگی اطلاعات در مجموعه جلوگیری کند.
برای کافه و رستورانی که هم فروش داخل سالن و هم بیرونبر دارد، انتخاب یک پنل مدیریتی که این فرایندها را در کنار گزارشهای فروش مدیریت کند، میتواند ساختار عملیاتی مجموعه را منظمتر کند.
در استار رایز، پنل مدیریت به وبسایت و درگاه پرداخت متصل است و فاکتورهای سالن و بیرونبر، فروش و گزارشهای عملکرد را در اختیار مجموعه قرار میدهد.
